Automatyzacja obiegu dokumentów finansowych
Kompleksowa konsultacja w zakresie cyfryzacji procesów finansowych - od analizy obecnego stanu do wdrożenia konkretnych narzędzi i procedur.
Co obejmuje ta usługa
Dariusz Olejnik zarządzał zespołem czterech osób, które każdego miesiąca przetwarzały kilkaset faktur kosztowych. Połowę czasu zajmowało im wyszukiwanie dokumentów, które gdzieś zginęły między działami.
Automatyzacja obiegu dokumentów nie oznacza zwolnienia ludzi. Oznacza, że przestają robić rzeczy, do których nie są potrzebni ludzie.
Zakres konsultacji
Analizujemy obecny przepływ dokumentów od momentu wpłynięcia do archiwizacji. Szukamy miejsc, gdzie ręczna praca daje się zastąpić regułami i algorytmami.
Dobieramy narzędzia do skali organizacji, od prostych rozwiązań chmurowych po integracje z istniejącym ERP. Nie każda firma potrzebuje tego samego systemu.
Typowe obszary automatyzacji
Rozpoznawanie dokumentów (OCR), weryfikacja danych z zamówieniami, routing do zatwierdzenia, przypomnienia i eskalacje, archiwizacja z indeksowaniem.
Po konsultacji macie jasny obraz, co opłaca się automatyzować, a co lepiej zostawić w rękach człowieka.
Program i etapy realizacji
Plan działaniaEtapy projektu
- Mapowanie obecnego obiegu dokumentów z uwzględnieniem wyjątków i przypadków brzegowych
- Analiza wolumenu dokumentów i typów (faktury, umowy, polecenia przelewu)
- Ocena możliwości technicznych istniejącej infrastruktury
- Przegląd dostępnych narzędzi i rekomendacja rozwiązania
- Projekt docelowego przepływu z uwzględnieniem ról i uprawnień
- Wsparcie przy wdrożeniu pilotażowym na wybranym typie dokumentów
- Ocena wyników pilotażu i decyzja o rozszerzeniu zakresu
Analiza wstępna
Ocena obecnych procesów finansowych i identyfikacja obszarów wymagających cyfryzacji - bez założeń, na podstawie konkretnych danych.
Dobór narzędzi
Wybór oprogramowania i procedur dopasowanych do skali organizacji - uwzględniamy regulacje lokalne i wymagania integracji.
Wdrożenie i wsparcie
Towarzyszymy przez cały proces wdrożenia, weryfikujemy postępy i korygujemy kierunek tam, gdzie rzeczywistość różni się od planu.
Regularny przegląd
Systematyczne sesje mentoringowe pozwalają utrzymać tempo zmian i reagować na nowe wyzwania zanim staną się problemem.